L’accès du public aux archives départementales est réglementé par l’arrêté du Président du Conseil général portant fixation des conditions d’admission du public et des conditions de communication des documents aux archives départementales de l’Yonne , en date du 27 juillet 2017.

L’inscription aux archives départementales est libre et gratuite . Elle est effectuée auprès du personnel d’accueil, sur présentation d’une pièce d’identité en cours de validité, et, pour les mineurs, d’une autorisation parentale dûment signée ; elle est formalisée par la délivrance au lecteur d’une carte qui est personnelle.

L’inscription des lecteurs court pour l’année civile : les lecteurs déjà titulaires d’une carte doivent se réinscrire lors de leur première visite de l’année.

• Les objets interdits en salle de lecture pour des raison de préservation des documents et de qualité des conditions de consultation (manteaux, sacs et autres contenants, téléphones portables, boisson, nourriture, objets tranchants, ruban adhésif, etc.) doivent être déposés dans les casiers mis à la disposition du public ;
  
  
• Le nombre de documents communiqués par jour à un même lecteur est limité à 12 ;
  
  
• Au-delà d'une température ambiante de 28 °C en salle de lecture, la communication des originaux de documents scellés ne sera plus possible. En effet le contrôle de la température est un facteur crucial pour la conservation des sceaux, les cires commençant à se ramollir à des températures supérieures à 28° C ;
  
  
• Si un support de substitution est disponible pour le document demandé, seul ce support est communiqué.

Un bureau permettant la consultation des documents pour les personnes à mobilité réduite est accessible aux heures d’ouverture de la salle de lecture :

• lundi, mercredi et vendredi : 9 h - 17 h
• jeudi : 9 h -18 h30
• mardi : fermeture hebdomadaire au public

Les conditions de communication et de consultation des documents sont les mêmes qu’en salle de lecture, sauf entre 12 h et 14 h : la consultation de documents originaux se fait exclusivement sur rendez-vous pris au minimum 24 h à l’avance.

Certains des documents conservés par les archives départementales sont localisés dans deux dépôts annexes.

Pour les consulter, il est nécessaire de les réserver à l'avance :

• jusqu'au lundi (17 h), pour une consultation à partir du mercredi, 9 h ;
• jusqu'au jeudi (12 h), pour une consultation à partir du jeudi, 14 h.

• Archives publiques

Les archives d’origine publique sont librement communicables de plein droit, moyennant le respect des délais spéciaux définis par la loi (Code du patrimoine, art. L 213-1 et 2 ).

Tout lecteur a toutefois la possibilité de formuler une demande afin de consulter par dérogation un document avant expiration du délai légal. Il lui revient pour cela de renseigner et de signer le formulaire adéquat, avant de le remettre aux archives départementales qui instruisent le dossier.

Cette autorisation est accordée à titre individuel ; les documents ne sont pas susceptibles de reproduction, sauf mention contraire.

• Archives d’origine privée

La communicabilité des archives privées dépend de l’accord passé entre le donateur ou le déposant et le service des archives. En cas d’absence de précision à ce sujet, les délais de communicabilité des archives publiques sont appliqués, afin notamment de respecter la vie privée et le secret médical.