De nature très diverse (ventes, échanges, baux, partages, reconnaissances de dette, promesses de vente, comptes de tutelle, constitutions et dissolutions de sociétés, contrats d'assurance, procès-verbaux de bornage, rapports d'experts, pouvoirs, etc.), les actes sous signature privée sont des conventions écrites signées par les parties elles-mêmes ou leur mandataire, sans intervention d'un notaire , greffier, officier de l'état civil, etc. Ils s'opposent aux "actes authentiques" (au sens juridique) qui, eux, sont reçus "par officiers publics ayant le droit d'instrumenter dans le lieu où l'acte a été rédigé, et avec les solennités requises" (Code civil de 1804, art. 1317).

La formalité d'enregistrement des actes sous signature privée établit une preuve incontestable de leur existence et leur donne juridiquement une "date certaine", permettant ainsi de les opposer à des tiers (créanciers d'une partie, héritiers, etc.). A défaut d'enregistrement, "il ne pourra en être fait aucun usage, soit par acte public, soit en justice ou devant toute autre autorité constituée" (loi du 22 frimaire an VII , art. 23).

Les registres des actes sous signature privée de l'Enregistrement comportent, pour chaque acte :

• les dates de rédaction et d'enregistrement ;
• les noms des parties impliquées ;
• la nature de la convention et ses dispositions (par extraits) ;
• les éventuelles valeurs concernées.

Au cours du XIX^e siècle, il n'y a généralement pas de délai de rigueur pour l'enregistrement des actes sous signature privée, et ils peuvent être enregistrés dans tous les bureaux indistinctement.

À partir du 1er juillet 1918, une évolution importante se produit (voir l'Instruction n° 3554 du 13 juillet 1918 : on distingue d'une part les actes constatant des conventions unilatérales (prêt à usage, prêt de sommes avec ou sans intérêts, etc.) et, d'autre part, les actes dits synallagmatiques ou bilatéraux, par lesquels les contractants s'obligent réciproquement les uns envers les autres (ventes, échanges, locations, partages, marchés, assurances, constitutions de sociétés, etc.).

Ces actes bilatéraux sont désormais soumis à l'enregistrement dans un délai de 3 mois, au bureau de situation des biens pour les actes portant transmission d'immeubles, de fonds de commerce ou de clientèles, et pour les autres actes, au bureau du domicile de l'une des parties contractantes.

Un double de ces actes doit être déposé au bureau d'enregistrement ; ces doubles constituent des liasses annuelles qui font partie des actes déposés.

Les registres des ASSP permettent de trouver la trace des actes sous signature privée présentés à la formalité de l'enregistrement.
Comme pour les autres typologies de l'Enregistrement, les ASSP forment une série propre de registres pour chaque bureau de l'Enregistrement. Chaque série étant chronologique, la recherche se fait prioritairement par :

• nom de bureau ;
• date d'enregistrement (dans les 3 mois pour les enregistrements obligatoires) ;
• numéro de folio du registre (recto ou verso) ;
• numéro d'ordre (sur le folio ou dans le registre) ;
• éventuellement numéro de volume.

L'inventaire sous forme de tableau permet de trouver la cote de tous les registres d'ASSP détenus par les Archives départementales. Ils sont classés par ordre alphabétique de bureau. La table placée au début permet un accès direct au premier registre inventorié de chaque bureau ; à la fin, lorsque l'activité s'est poursuivie dans un autre bureau, un renvoi est proposé pour le lieu et la période correspondante.