Les archives publiques qui présentent un intérêt pour la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, ou pour la documentation historique de la recherche sont destinées à être conservées définitivement à l’issue de leur durée d’utilité administrative (archives définitives ).

Seules ces archives définitives ont vocation à entrer dans un service public d’archives.

Les formulaires correspondants (bordereaux de versement ou de dépôt) sont disponibles dans les espaces dédiés aux producteurs.

Toute élimination d’archives publiques est réglementairement soumise à l'autorisation préalable du directeur des archives départementales, qui s’assure de l’absence d’intérêt des documents d’un point de vue administratif, juridique (échéance du délai de prescription) ou historique. Cette autorisation prend la forme d’un visa apposé sur une demande (bordereau d’élimination), présenté par le détenteur des archives préalablement à toute destruction.

Les formulaires correspondants (bordereaux d’élimination) sont disponibles dans les espaces dédiés aux producteurs.

La documentation (ex. : Journal officiel, Bulletin officiel de l’Éducation nationale… ), les doubles stricts en possession d’un même service (ex : de multiples exemplaires de l’ordre du jour d’une réunion) et les papiers de corbeille peuvent être éliminés sans rédiger de bordereau d’élimination.

L’accès aux documents d’archives publiques originaux est un droit, fondé par la loi, qui pose le principe de la libre communicabilité immédiate des documents (Code du patrimoine, art. L 213-1).

Toutefois, certains documents ne sont librement communicables qu’au terme de délais dont la durée varie selon le type d’information contenues dans le document (vie privée, secret médical, secret en matière commerciale et industrielle, documents relatifs aux affaires portées devant les juridictions, etc.).

Les particuliers, en motivant leur demande (recherche historique, recherche généalogique, etc.), peuvent toutefois avoir accès à ces documents par dérogation aux délais de libre communicabilité. L’autorisation, délivrée par le ministre de la Culture (service interministériel des Archives de France), est instruite par les archives départementales, qui recueillent l’avis du service d’origine des documents. Elle est strictement personnelle.

Ces règles sont valables quand les documents sont encore détenus par le service producteur, et le restent quand ils ont été confiés à un service d’archives.

Maîtriser l’archivage, c’est simple ! Comment bien gérer les archives produites par son service ? Il est important de savoir à quel moment de son cycle de vie le document se situe.

La réglementation distingue en effet trois âges , qui correspondent à l’utilité du document pour le service :

• L’âge courant est celui des dossiers qui servent à la gestion quotidienne des affaires. Utilisés fréquemment, enrichis au besoin, ils sont conservés à proximité des utilisateurs, dans les bureaux.
• L’âge intermédiaire est celui des dossiers qui ne sont plus d’usage courant mais qui sont conservés pour des impératifs de gestion et/ou des impératifs juridiques. Ils sont conservés non loin des bureaux, dans un local dédié au pré-archivage.
• L’âge définitif est celui des documents qui, à l’issue de leur durée d’utilité administrative (DUA), doivent être conservés sans limite de temps, en raison de leur intérêt juridique et/ou historique ; seuls ces documents ont vocation à être versés à terme dans le service public d’archives compétent (ex. : archives départementales pour la préfecture, archives communales pour les services d’une ville).

Tous les documents n’ont pas vocation à entrer dans l’âge définitif : un grand nombre peut être éliminé à l’issue de la DUA, après accord du directeur des archives départementales.

Les archives départementales de l’Yonne sont compétentes pour l’ensemble des archives publiques produites dans le département, que ce soit par les administrations déconcentrées de l’État (préfecture, directions interministérielles, directions départementales, unités territoriales), par les collectivités territoriales (département, communes et leurs groupements), les établissements publics hospitaliers, les organismes de droit privé chargés de mission de service public, les officiers publics et ministériels (minutes et répertoires).

Afin d’aider les producteurs d’archives publiques dans leur gestion tout en assurant la conservation définitive des documents essentiels, de nombreux outils ont été mis en place.

• Les instructions de tri et d’archivage

L’administration des Archives a élaboré de nombreux textes portant instructions de tri, qui couvrent de larges pans de l’administration.

• Le tableau de gestion

Si aucun texte réglementaire n’existe, ou si le texte nécessite des précisions, les producteurs sont amenés à élaborer, en concertation avec les archives départementales, des tableaux de gestion des documents qu’ils produisent, adaptés à leurs besoins, à leur organisation et à leurs missions.

Le tableau de gestion consiste en une liste de documents ou de dossiers produits ou reçus par un service, ordonnée selon un ordre méthodique calqué sur son organisation, sur ses fonctions et/ou sur ses domaines d’action. Il permet de connaître, pour chaque type de document, la durée de conservation minimale par le service (durée d’utilité administrative – DUA) et le sort final réservé (versement, dépôt, tri ou élimination).