La compétence des archives départementales de l’Yonne sur les archives d’origine privée est facultative ; si la loi ne les oblige pas à en assurer la collecte, la conservation, le classement et la communication, elles sont amenées à sélectionner et à prendre en charge les documents qui présentent un intérêt historique, scientifique ou artistique pour le département.

Quelle que soit leur origine, les archives privées participent pleinement à la constitution du patrimoine départemental. Ce sont des sources complémentaires des fonds publics et même, dans certains cas, l’unique documentation relative à un sujet.

Les archives personnelles et familiales

Ces documents peuvent concerner une ou plusieurs familles au gré des alliances matrimoniales. Il peut s'agir d'archives seigneuriales ou domaniales, de gestion de biens immobiliers, de correspondance, de comptabilité, de pièces de procédure mais aussi de documents personnels d'état civil, de livres de raison, de journaux intimes...

Ils témoignent de l’évolution des conditions de vie, des mœurs et des formes de sociabilité.

Les archives professionnelles

Ces documents ont été créés ou rassemblés par un individu tout au long de son existence, au cours de sa carrière professionnelle ou en raison d'une activité spécifique. Il peut s'agir d'archives de scientifiques, d'artistes, d'artisans. Ces archives permettent de retracer une carrière professionnelle ou encore apporter des informations pour l’histoire littéraire, artistique ou scientifique.

Les fonds cultuels

Ils renseignent les généalogistes et les curieux en histoire locale.

Les archives des associations, des syndicats et des partis politiques

Elles sont souvent conservées par les anciens responsables. Il peut s'agir des statuts, des comptes-rendus d'assemblées générales, des budgets et comptes...

Les archives du monde du travail

On entend par archives du monde du travail les archives des entreprises, des établissements bancaires, industriels, commerciaux... Il peut s'agir de procès-verbaux de conseils d'administration, de bilans financiers, de documents sur les procédures de fabrication, sur la commercialisation. Elles sont indispensables pour écrire l’histoire économique locale. Elles enrichissent la mémoire des techniques et constituent un patrimoine unique sur le savoir-faire industriel du département.

Il existe six modes d’entrées de documents d’origine privée aux archives départementales (ou "entrées par voie extraordinaire") :

• Achat : cession à titre onéreux, il ne peut être assorti de conditions par le vendeur ;
• Dation : cet impôt payé en nature est très rare, et ne concerne que des fonds à forte valeur marchande. Elle doit être acceptée par la commission interministérielle d’agrément pour la conservation du patrimoine artistique national (ou commission des dations) ;
• Don : libéralité, il doit recevoir l’accord du donataire et est effectif dès que l’acte de donation ou le document attestant du don est signé et que le Conseil départemental l’a accepté. Le don peut être assorti par le donateur de conditions relatives à l’exploitation ultérieure des documents, conditions qui doivent également être acceptées par le Conseil départemental modèle de lettre d'intention de don ;
• Legs : cette autre libéralité se rapproche du don, à ceci près qu’il n’est effectif qu’après le décès du légataire ;
• Dépôt : il s’agit d’un mode d’entrée à titre précaire, par lequel le déposant, tout en en restant propriétaire, confie aux archives départementales la conservation de documents. Formalisé par un contrat, il peut être assorti de conditions modèle de contrat de dépôt ;
• Prêt pour reproduction : les documents ne sont remis aux archives départementales que le temps de leur reproduction ; les conditions d’utilisation de cette reproduction sont fixées par la signature d’une convention.

Vous pouvez contribuer à la sauvegarde de la mémoire de notre département en prévenant les archives départementales :

• si vous êtes informés d’une vente d’archives par des particuliers, des marchands ou en salle des ventes. Ainsi, les Archives départementales peuvent se porter acquéreur de ces documents
• si vous avez connaissance d’une menace de destruction de documents (cessation d’activité d’une entreprise ou d’une association, abandon d’un patrimoine familial…).

• Association des archivistes français, Archives privées, un patrimoine méconnu (Petit guide à l’usage des propriétaires) , Angers : Gal’ Art, 2005, 47 p.
• Direction des Archives de France, Les archives des associations, approche descriptive et conseils pratiques , Paris : La Documentation française, 2001, 244 p.