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Les Archives Départementales

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Consultation de documents en salle des archives départementales (© Xavier Morize)

Au cœur de leur mission de service public, la communication des documents justifie toutes les autres missions des archives départementales.

En venant aux archives, les lecteurs consultent des documents à l’occasion de démarches très diverses, qui vont de la justification d’un droit à la connaissance de faits passés.

Communicabilité des archives

Archives publiques

Les archives d’origine publique sont librement communicables de plein droit, moyennant le respect des délais spéciaux définis par la loi ( Code du patrimoine, art. L 213-1 et 2 ).

Tout lecteur a toutefois la possibilité de formuler une demande afin de consulter par dérogation  un document avant expiration du délai légal. Il lui revient pour cela de renseigner et de signer le formulaire adéquat, avant de le remettre aux archives départementales qui instruisent le dossier.

Cette autorisation est accordée à titre individuel ; les documents ne sont pas susceptibles de reproduction, sauf mention contraire.

Archives d’origine privée

La communicabilité des archives privées dépend de l’accord passé entre le donateur ou le déposant et le service des archives. En cas d’absence de précision à ce sujet, les délais de communicabilité des archives publiques sont appliqués, afin notamment de respecter la vie privée et le secret médical.

Modalités de consultation

Inscription

L’accès du public aux archives départementales est réglementé par l’arrêté du Président du Conseil général portant fixation des conditions d’admission du public et des conditions de communication des documents aux archives départementales de l’Yonne , en date du 27 juillet 2017.

L’inscription aux archives départementales est libre et gratuite . Elle est effectuée auprès du personnel d’accueil, sur présentation d’une pièce d’identité en cours de validité, et, pour les mineurs, d’une autorisation parentale dûment signée ; elle est formalisée par la délivrance au lecteur d’une carte qui est personnelle.

L’inscription des lecteurs court pour l’année civile : les lecteurs déjà titulaires d’une carte doivent se réinscrire lors de leur première visite de l’année.

Règles applicables en salle de lecture

  • Les objets interdits en salle de lecture pour des raison de préservation des documents et de qualité des conditions de consultation (manteaux, sacs et autres contenants, téléphones portables, boisson, nourriture, objets tranchants, ruban adhésif, etc.) doivent être déposés dans les casiers mis à la disposition du public ;
  • Le nombre de documents communiqués par à un même lecteur est limité à 12 ;
  • Au-delà d'une température ambiante de 28 °C  en salle de lecture, la communication des originaux de documents scellés ne sera plus possible. En effet le contrôle de la température est un facteur crucial pour la conservation des sceaux, les cires commençant à se ramollir à des températures supérieures à 28° C ;
  • Si un support de substitution est disponible pour le document demandé, seul ce support est communiqué.

Respect des gestes barrières et de distanciation physique

  • le port du masque est obligatoire en vertu du décret n°2021-699 du 1er  juin 2021 prescrivant les mesures générales nécessaires à la gestion de la sortie de crise ;
  • le personnel des Archives départementales vous accueillera équipé de masques et/ou de visières ;
  • de la solution hydro-alcoolique est mise à disposition des usagers à l'entrée des Archives départementales et de la salle de lecture ; ceux-ci sont par ailleurs invités à se laver les mains à leur arrivée dans les sanitaires ;
  • aucun matériel ne sera prêté ; les lecteurs doivent se munir de tout leur matériel de prise de note (crayon, taille-crayon, gomme…).

En se présentant en salle de lecture, le lecteur s'engage à respecter les dispositions suivantes. Le non-respect de ces consignes peut entraîner une exclusion de la salle de lecture.

Consultation de documents conservés à l'annexe

Certains des documents conservés par les archives départementales sont localisés dans un dépôt annexe .

Pour les consulter, il est nécessaire de les réserver à l'avance :

  • jusqu'au lundi (17h), pour une consultation à partir du mercredi, 8h30 ;
  • jusqu'au jeudi (12h), pour une consultation le vendredi à partir de 8h30.

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