Cadre réglementaire
Les officiers publics ou ministériels assurent la conservation de leurs minutes et répertoires avant versement obligatoire dans un dépôt d'archives relevant de la direction des Archives de France (dans le département de l’Yonne, aux archives départementales de l’Yonne).
Les minutes doivent être classées chronologiquement par exercice de notaires, identifiées et conditionnées dans des boîtes à archives.
La communication d’actes de moins de 75 ans est soumise à l’autorisation préalable du président du tribunal de grande instance compétent (loi du 25 ventôse an XI, art. 23).
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En pratique
Verser des archives publiques aux archives départementales
Les archives départementales ont élaboré en février 2010, conjointement avec la chambre des notaires de l’Yonne, une circulaire afin de définir les modalités de gestion des archives publiques produites par les notaires.
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circulaire du 25 février 2010
(1,07 MB)
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exemple d'un bordereau de versement
(7,15 kB)
Pour obtenir un formulaire électronique de bordereau de versement, envoyez un message à archives@yonne.fr
Et après le versement ?
Cotation
Les documents d’archives notariales sont intégrées dans la sous-série 3 E des archives de l’Yonne ; les différents versements sont identifiés par un numéro séquentiel. Chaque article reçoit un numéro unique au sein du versement.
Communication
Dans le cadre de leur pratique, les études ont accès aux actes qu’elles ont versés (communication administrative).
Les minutes et répertoires versés aux archives départementales sont communiqués au public dans le respect des délais fixés par le Code du patrimoine :
- 75 ans à/c date de l’acte, ou
- 100 ans à/c date de l’acte, quand il concerne des personnes mineures.
En pratique, si un lecteur souhaite consulter l’intégralité d’un article composé de minutes de plus de 75 ans et de moins de 100, il est tenu de signer un engagement de non-divulgation des informations concernant des mineurs dont il est susceptible d’avoir connaissance.
Contacts
Nathalie Viron , responsable des archives notariales
Courriel : archives@yonne.fr / Tél. : 03 86 94 89 00
